5인 이상 사업장은 근로기준법에 따라 연차유급휴가를 부여해야 하므로 연차휴가 관리 기준을 정할 필요가 있다. 특히 입사일 기준과 회계연도 기준 중 어떤 방식을 적용할 것인지를 두고 고민하는 경우가 많다. 그러나 단순 편의나 관행에 따라 결정해선 안 된다. 이번 호에서는 각 방식의 특징과 실무상 유의사항을 살펴보고, 적합한 연차 관리 방안을 알아보고자 한다.

1. 연차휴가 관리 방안 종류

① 입사일 기준(법적 원칙)

각 근로자의 입사일을 기준으로 연차를 부여·관리하는 방식(법에서 정한 원칙적 방법)이다.

예를 들어 2025년 7월 1일 입사자의 경우 입사 후 1년 동안 매월 개근 시 월차가 발생, 총 11일의 연차가 부여된다(이때 2025년 7월 근무분에 대한 연차는 2025년 8월에 1일 발생하고, 마지막 달인 2026년 6월 근무분은 7월에 1년 근속 시 부여되는 연차로 전환되므로, 이에 대한 별도의 월차가 발생하지 않음). 이후 1년 근속을 마친 2026년 7월 1일에는 연차유급휴가 15일이 부여되며, 근로자는 이를 2026년 7월 1일부터 2027년 6월 30일까지 사용할 수 있다.

입사일 기준 방식은 근로자마다 기준기간이 달라 한눈에 보기 어렵지만, 추가 연차 정산이나 차액 보전 문제가 없어 상대적으로 깔끔하게 관리할 수 있다.

② 회계연도 기준(사업장 편의를 위한 관리 방식)

근로자 수가 많아질수록 각각의 기준이 달라 통일성이 없다고 생각된다면, 회계연도 기준으로 연차를 운영할 수 있다.

예를 들어 2025년 7월 1일 입사자의 경우, 입사 후 1년 미만 기간에 발생하는 월차는 입사일 기준 방식과 동일하게 관리한다. 다만, 1년 이상 근속 시 부여되는 15일의 연차는 입사일 기준이 아닌 회계연도에 맞춰 부여한다. 따라서 해당 근로자에게는 2026년 1월 1일에 2025년 7월 1일부터 2025년 12월 31일까지의 근무기간에 비례한 연차(약 7.5일)를 우선 부여하고, 2027년 1월 1일에는 2026년 근무분에 대한 연차 15일을 부여한다. 이후에도 매년 1월 1일을 기준으로 연차를 부여하고 관리하며, 연차 발생 및 사용 기준일, 미사용 수당 정산 기준일, 연차촉진 기준일 등을 통일시킬 수 있다.

2. 실무상 주의사항

얼핏 보면 회계연도가 통일성도 있고 관리방법으로 좋아 보이지만, 퇴사자가 발생하면 연차를 입사일 기준으로 다시 계산해 정산해야 하는 번거로움이 있다.

즉, 회계연도 기준으로 부여한 연차일수와 입사일 기준 법정 연차를 산정한 결과를 비교해 근로자에게 더 유리한 기준을 적용해야 한다. 이때, 회계연도 기준으로 산정한 연차일수가 입사일 기준보다 적다면 입사일 기준에 따라 부족한 연차를 추가로 정산해야 한다. 하지만 회계연도 기준으로 산정한 연차일수가 더 많은 경우 입사일 기준이 아닌 회계연도 기준이 적용되기 때문에 사업장 입장에서는 손해가 될 수 있다.

그러나 취업규칙에 ‘연차휴가는 회계연도 기준으로 운영하고, 퇴사 시에는 입사일 기준으로 정산한다’고 규정한 경우, 회계연도 방식이 근로자에게 더 유리하더라도 입사일 기준으로 정산이 가능하다.

결국 재직 중 관리의 편의성 및 직관성은 회계연도 관리가 좋지만, 근로자의 퇴사 시에는 재정산 해야 하고, 취업규칙 등도 정비해야 하는 번거로움이 있다. 따라서 근로자가 10명 미만일 경우 입사일 기준을 추천하고, 10명 이상의 경우 회계연도 관리방안을 고민해볼 필요성이 있다는 게 필자의 견해다.