최근 한 사업장으로부터 중요정보에 접근할 수 있었던 직원이 퇴사 후 해당 정보를 부적절하게 이용하고 있다는 문의를 받아 회사의 대응 방안을 논의한 바 있다. 병·의원의 경우 환자정보와 진료기록 등 중요한 정보를 다루는 만큼 관련 업무를 담당하는 직원에 대한 세심한 관리가 필요하다. 그렇다면 이와 같은 문제를 예방하기 위해 사업장에서 사전에 마련할 수 있는 방안에는 무엇이 있는지 살펴보려 한다.

1. 병·의원에서 취급하는 중요정보

병·의원은 업무 특성상 다양한 개인정보를 취급하는 곳이다. 환자의 성명, 연락처, 주민등록번호, 진료기록, 질병 및 치료에 대한 정보 등을 다루게 된다. 이러한 정보는 개인정보법상 민감정보에 해당하므로 엄격한 관리가 필요하다. 환자 정보 외에도 직원의 인적사항 및 급여정보, 병원의 매출정보, 거래처정보 등 외부로 유출될 경우 병·의원에 피해가 발생할 수 있는 정보들도 함께 취급된다.

따라서 이러한 정보에 접근하는 직원에 대해서는 입사 시부터 재직 중, 그리고 퇴사 시까지 정보보호에 관한 교육과 관리가 필요하다. 이를 통해 중요정보가 부적절하게 이용되거나 외부로 유출되는 것을 사전에 막아야 할 것이다.

2. 입사 시, 재직 중, 퇴직 시 관리 및 대응 방안

(1) 입사 시 : 채용서약서 작성

입사 시 채용서약서를 작성하도록 하는 것이 좋다. 업무상 알게 된 환자의 개인정보나 진료기록, 직원들의 개인정보, 병·의원의 내부정보 등을 업무 목적 외로 사용하거나 유출하지 않도록 사전에 안내하고 정보보호에 대한 경각심을 갖도록 하기 위함이다.

(2) 재직 중 : 개인정보보호 교육 실시 및 지속적인 관리

개인정보를 취급하는 사업장에서는 개인정보보호와 관련한 교육을 실시하고, 직원들이 업무과정에서 지켜야 할 사항을 지속적으로 숙지시키는 것이 좋다. 병·의원의 경우 직원 대다수가 업무상 환자의 중요정보를 다루기 때문에 관련 주기적으로 교육하고 상기시켜줄 필요가 있다.

(3) 퇴직 시 : 비밀유지서약서 작성

직원이 퇴직을 결정했다면, 사직서 수령뿐만 아니라 병·의원의 중요정보에 대한 관리도 함께 이뤄져야 한다. 중요정보에 대해 별도의 비밀유지서약서를 작성하도록 하고, 재직 중 알게 된 중요정보를 퇴직 후 외부에 유출하거나 개인적인 목적으로 이용해서는 안 된다는 점을 다시 한번 상기시켜주는 것이 좋다.

위와 같은 조치들은 직원이 중요정보를 부적절하게 이용하는 것을 방지하기 위한 사전 예방조치에 해당한다. 이러한 관리에도 불구하고 퇴직한 직원이 환자정보나 중요정보를 부적절하게 이용한다거나 외부에 유출하는 경우에는 객관적인 증거를 확보한 후 구체적인 사안에 대해 법적 대응을 검토할 필요가 있다(※ 관련 대응은 형사사건으로 변호사를 통해 진행해야 한다). 하지만 중요정보가 외부에 유출된 경우에는 피해가 크고, 원상회복이 어려운 경우가 많아 사전 예방에 집중하는 것이 더욱 중요하다.