개원 20년차 A원장은 벽면을 가득 채운 차트장을 볼 때면 답답함이 밀려온다. 물론, 그간 쌓인 진료의 흔적이고 우리 치과를 찾은 환자들의 기록이기에 보람있는 부분도 있지만, 먼지는 수북이 쌓여가는데 버릴 수도, 함부로 정리할 수도 없다. 라벨링을 하고 순서대로 정리를 해두었다지만 차트 위치를 찾지 못해 당황하는 경우도 심심찮게 생긴다. “옆 건물 B원장은 전자차트를 쓰기 시작했다는데, 나도 한번 써볼까? 그렇다고 종이차트를 버릴 수 있을까? 전자기록이 과연 안전할까?” 이런저런 생각에 오늘도 고민만 한가득이다. 하지만 누군가 그랬다. “고민은 시간만 늦출 뿐”이라고. [편집자주]
[치과신문_김영희 기자 news001@sda.or.kr] 강호덕 원장은 전자차트를 초창기부터 사용해온 유저다. 지금은 업무효율을 위해, 구인난 해결을 위해서도 전자차트 사용은 필수라는 생각으로 전자차트 마니아가 됐다. 최근 신규개원의들은 기본적으로 전자차트를 도입하는 추세지만, 10년, 20년 개원역사가 쌓인 치과의사들에게는 여전히 쉽지 않은 변화. 하지만, 바로 그 시기가 전자차트가 가장 필요한 적기라고 말한다.
#차트장이 꽉 찼다 #직원끼리 차트 공유가 잘 안된다 #개인정보 관리가 어렵다 #영상장비와 연결해 사용하고 싶다 #장부관리를 편리하게 하고 싶다 #환자관리를 잘 하고 싶다… 이런 생각을 한 번쯤 해본 경험이 있다면, 강호덕 원장의 치과로 함께 들어가 보자. 강 원장의 노하우가 숨어있는 이곳에서 해법을 찾을 수 있을 것이다.
환자 내원부터 사후관리까지 클릭, 클릭으로 완성_ “치과 스탭 업무 만족도가 높아졌다”
전자차트가 진료실에서 환자를 상담하고 진료한 내용을 기록하는 데에만 유용하다고 생각했다면 큰 오산이다. 전자차트는 환자 접수부터 문진, 상담, 진료, 보험청구, 수납, 사후관리까지의 업무를 하나로 통합해준다는 점에서 이점이 있다. 강호덕 원장의 치과에서 전자차트는 환자가 내원하는 시점부터 기록이 시작된다. 스탭들의 동선은 최소화되고, 원장과의 소통은 효율적이며, 환자들은 버퍼링 없이 착착 진행되는 상담과 진료과정에 만족감을 느낀다. 이 치과 A실장의 시점에서 전자차트를 따라가 봤다.
1. 환자가 내원했어요
치과 문을 열고 들어오는 예약환자. 데스크에서 반갑게 환자를 맞이한 A실장은 태블릿을 환자에게 전달한다.
대기실에서 기다리는 동안 환자는 본인 정보를 확인하고 접수를 한다. 간단한 문진, 진료를 원하는 부분을 체크할 수 있다. 이렇게 환자가 태블릿에 입력한 내용은 전자차트로 그대로 옮겨지기 때문에, 환자가 내원하면 문진하고 전신질환 여부 등을 종이에 기록하고 그 내용을 다시 입력하는 과정이 싹 사라졌다. 그리고 순번이 되면 진료실에서 호출된다.
2. 진료가 시작됐어요
환자를 확인하고 진료실로 안내하는 과정에 A실장의 움직임은 없다. 차트를 찾고 원장실에 전달하는 과정이 생략됐기 때문.
원장실에서는 이미 환자가 대기실에서 직접 체크한 정보가 원장이 보고 있는 전자차트 화면으로 공유돼 바로 상담과 진료가 진행된다. 환자의 현재 상황, 내원이유 등을 따로 확인하고 전달하는 수고로움을 덜었다. ‘임플란트 치료동의서’ 등도 내용을 확인하고 서명하는 것까지 태블릿에서 가능하다.
3. 영상자료는 바로 차트에 첨부
환자 치료에 자주 사용되는 방사선사진, 구강스캐너 등 자료는 이미 디지털화된 지 오래. 종이차트에 방사선사진을 붙여서 보관하는 방식은 옛말이다. 촬영과 동시에 해당 환자의 전자차트에 기록이 첨부된다. 그리고 태블릿에서 이 파일을 클릭하면 직접 환자와 보고 그림을 그려가며 설명도 할 수 있다. 여기서 또 한번 A실장의 걸음 수가 현격히 줄었다.
4. 차팅과 보험청구를 한번에
전자차트를 도입하기 전, 보험청구를 하기 위해서는 원장이 써둔 암호같은 글씨를 해독하는 것부터 일일이 청구프로그램에 입력하기까지 적지 않은 시간이 소요됐다. 진료와 동시에 차트에 입력하고, 치아별 진료내용과 치료계획까지 기록되다 보니 환자에게 설명하는 일도, 보험청구를 하는 일도 쉬워졌다. 원장은 자주 사용하는 상용구처럼 구분된 진료내역을 입력해 편리하고, 그 내용 그대로 청구에 반영되니 그야말로 한번에 가능한 시스템이다.
5. 수납부터 환자관리까지 손쉽게
환자 진료가 끝났다. 전자차트와 카드단말기를 연동해뒀더니 카드 승인내역이 자동으로 입력되고 결제액을 따로 눌러서 입력할 필요 없이 계산서 영수증이 발급된다. 영수증 아래에는 다음 내원일이 기록된 예약안내증도 함께 출력된다. 네이버나 카카오톡 등을 이용한 예약서비스를 이용하는 치과라면 훨씬 더 편리하게 기능을 활용할 수 있다.
전자차트 ‘200% 활용’ 노하우_ “직접 써보니, 이건 나(원장)를 위한 것”
# 효율성 높이는 일등공신은 ‘태블릿PC’
점심시간을 이용해 방문한 강호덕 원장의 치과에는 태블릿 10대가 충전 중이었다. 처음에는 데스크탑으로 전자차트를 기록했지만, 진료실 내 이동이 많은 치과 구조상 태블릿을 이용하는 것이 편리했고, 대기실, 상담실, 진료실, 기공실 등 필요한 곳에 배치를 하다보니 현재는 10대까지 늘어났다.
전자차트를 낯설고 불편하게 느끼는 이유 중 하나가 바로 필기감. 직접 쓰고 그려서 설명하고 보여주는 느낌을 살리고 싶다면 태블릿이 더더욱 유용하다. 필요한 이미지를 불러오고 설명한 내용을 펜으로 쓰면 이것이 자연스럽게 기록으로 남는다는 것이 가장 큰 장점이다. 전자차트와 빨리 친해지고 싶다면, 초창기에는 오히려 태블릿을 활용하는 것이 도움이 될 수 있다.
태블릿PC뿐 아니라 스마트폰도 연동이 가능한 만큼 구강 내 촬영은 물론, 차트 스캔까지도 모바일앱을 사용해 편리하게 이용할 수 있다.
# 종이차트 정리, ‘몰아서’ 말고 ‘그때그때’ 스캔하기
전자차트를 사용하기 위해서는 기존 종이차트를 전자문서로 변환해야 한다. 복합기나 북스캐너 등을 사용해 PDF로 저장해야 하는 과정이다. 그러나 10년, 20년 해묵은 자료들을 일일이 정리해야 한다는 데에서 벽에 부딪히는 경우가 많다.
강 원장은 한 번에 몰아서 하는 방법 대신 필요한 환자부터 정리하는 방법을 택했다. 내원이 예정된 환자의 차트를 미리 찾아두고 이 환자의 자료부터 스캔해 전자차트로 옮긴다. 처음에는 복합기를 사용했지만, 요즘은 북스캐너를 이용해 속도와 편의성을 높였다. 그리고 조그마한 문서 파쇄기를 두고 정리가 끝난 종이차트는 파쇄함으로써 차트장의 무게를 줄여가고 있다.
자료를 조금씩 열어보고 정리하는 재미도 있지만, 저 많은 종이차트 속에는 이미 10년이 지나 파기했어야 할 자료도 만만치 않겠다는 생각도 든다. 차트 보관기간은 10년. 이후에는 폐기하는 것이 원칙이다. 전자차트는 기간을 설정해두면 자동폐기돼 까다로운 개인정보 관리에도 도움이 된다.
# 이미 디지털화된 영상기록, 손쉽게 연동
전자차트를 쓰고 있지 않더라도 이미 치과진료에 사용되는 많은 부분은 디지털화된 상태다. 구강스캐너를 활용하고 방사선촬영을 한 기록 등은 이미 영상으로 보여지고 있었다. 전자차트에서는 촬영과 동시에 그 기록을 첨부하고, 썸네일로 확인할 수 있고, 클릭해보면 영상을 환자와 함께 볼 수도 있으며, 판독소견서 입력도 바로 가능하다는 점에서 진료기록도 환자상담도 쉬워진다. 강 원장은 최근 구강 내 촬영도 전자차트에서 제공되는 앱을 이용해 휴대폰으로 촬영하고 있다. 촬영과 동시에 환자의 차트로 전송되기 때문에 만족도가 높다.
# 진료내역 입력-관리-통계, 일목요연하게
환자가 대기실에서 미리 입력한 C.C를 기반으로 상담기록을 정리한다. 환자의 통증이나 이상부위를 입력할 때도 계속 타이핑을 해야 하는 것이 아니라 치아모식도에서 필요한 부위 치아를 클릭하고, 여기에 필요한 치료를 자주 사용하는 상용구를 클릭하는 것으로 쉽게 입력할 수 있다. 이후에는 각 부위별로 어떤 치료를 했는지, 어떤 치료를 한 치아가 어디어디인지 필요에 따라 정렬해볼 수도 있다. 그리고 다음 내원에서는 어떤 치료가 필요한지 체크하면 예약문자까지 발송이 바로 가능하다. 영상 위에, 그림 위에 설명한 내용도 그대로 저장이 되니 환자와의 불필요한 마찰도 피할 수 있다. 진료 및 청구, 기공에 대한 통계, 항목별 통계치도 한눈에 확인할 수 있으니, 치과의 운영관리도 쉬워진다.
# 환자 상담-관리 원활
전자차트 안에는 환자 상담에 유용하게 활용할 수 있는 다양한 자료가 구축돼 있어 상담과 치료계획을 세우는 데 도움이 된다. 또한 최근 활용도가 높아지고 있는 네이버나 카카오톡을 통한 예약시스템을 운용 중인 치과라면 더욱 편리하게 서비스를 이용할 수 있다.
# 스탭 1명 역할은 거뜬히 해낸다
요즘 구인광고에 종종 등장하는 문구 중 하나가 ‘전자차트 사용’이다. 면접 시 구직자가 먼저 물어보는 질문 중 하나이기도 하다. 전자차트를 사용하면 치과 내에서 진료스탭들의 소모적인 업무가 줄어드는 것은 당연지사. 차트를 찾고 전달하고 해독해서 청구하는 일련의 과정이 줄어들면서 치과에서는 스탭 1명의 역할은 거뜬히 해내고 있어 구인의 부담을 줄일 수 있다. 현실적으로는 원장들에게 가장 중요한 부분이기도 하다.
아직 전자차트 사용이 불안하다면?_전자차트 주의사항
# 안정적인 네트워크 구축
만약 전기가 끊긴다면, 환자기록과 진료는 어떻게 하지? 실제로 지난 2021년에는 KT 인터넷 장애로 대혼선을 빚은 바 있다. 이를 위해 치과 내 안정적인 네트워크를 구축하는 것이 필요하다. 내부 컴퓨터 간 자료 연동뿐 아니라 태블릿 활용도 원활하게 된다. 원내 와이파이가 잘 구동돼야 하므로 전자차트를 위한 별도의 공유기를 사용하는 것도 필요하다.
# 안전한 자료관리, 백업은 필수
하드웨어, 바이러스, 사용자 실수 등으로 자료가 손실되는 경우, 해킹이나 디도스 공격, 랜섬웨어 감염 등 전자기록을 위협하는 요소는 상당히 많다. 때문에 자료를 수시로 백업하는 것이 중요하다. 외장하드나 USB, CD 등을 이용해 저장하는 방법이 있지만, 최근에는 클라우딩 서비스를 이용하는 것이 효과적이다. 현행법상 외부장소에 자료 보관도 가능한 만큼 클라우드를 이용하면 외부에서도 자료를 손쉽게 정리하고 활용할 수 있으며 안정적인 보관이 가능하다.
# 개인정보관리는 엄격하게
의무기록은 개인정보 관리지침을 준수하는 것이 중요하다. 전자차트의 경우 환자의 데이터에 빠르고 쉽게 접근이 가능하기 때문에 환자의 개인정보와 데이터를 안전하게 관리해야 한다. 비밀번호를 설정하고, 신뢰할 수 없는 사이트에 접속하지 않고 출처가 불분명한 자료는 다운받지 않아야 한다. 엄격한 자료관리가 필수다.
# 법적 효력 지닌 공인인증서 이용한 전자서명
의료법상 언제 진료기록부를 작성해야 한다고 정해진 부분은 없다. 하지만 일반적으로 진료 내용이 기억날 만큼의 시간 내(진료 후 1~2일 이내)에 작성한다. 하루에 한 번, 최소한 1주일 이내에 일괄서명 하는 것을 추천한다.
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[인터뷰_강호덕 원장(방배본치과/서울지부 병원경영개선지원특위 간사)]
“익숙해지기까지 한 달이면 충분” 치과 업무효율 증대, 구인난 해결에 도움
 강호덕 원장이 전자차트를 도입한 이유도 여느 치과와 다르지 않다. 원장실을 비롯해 치과의 모든 자투리 공간을 모조리 채워버린 종이차트 때문. 물론 처음엔 펜 대신 마우스를 잡는 것이 어색하긴 마찬가지였다. 이때 도움을 준 것이 바로 태블릿이었다.
“마우스와 키보드가 익숙하지 않은 도입 초기에 필기가 가능한 태블릿을 사용해 펜 차팅을 병행하면 불편을 덜 수 있다. 몇 주만 쓰다 보면 점차 적응이 되고, 몇 달 뒤면 종이차트보다 빠르고, 효율적으로 전자차트를 활용하게 될 것”이라고 경험담을 전했다.
강호덕 원장이 꼽은 전자차트의 최대 장점은 ‘꼼꼼한 진료기록’과 ‘정확한 보험청구’. “종이차트에서 빠뜨리기 쉬운 방사선검사 판독소견이나 치주낭측정검사, 근관장측정검사 같은 검사결과 입력이 안 된 경우 확인이 쉽고 마우스 클릭만으로 빠르게 입력할 수 있다. 뿐만 아니라 차팅과 동시에 청구입력이 되고 빠뜨린 항목이나 청구 시 주의사항을 차팅 단계에서 알려주기 때문에 정확한 차팅이 가능하다”고 밝혔다.
입력을 마치면 공인된 전자서명으로 서명을 할 것, 그리고 환자의 개인정보와 데이터를 안전하게 관리하는 것이 가장 중요한 과제라는 점도 재확인했다.
그리고 이렇게 안전하면서도 효율적인 전자차트를 사용하다 보면 원장도 스탭도 만족하는 치과 내 시스템을 만들어갈 수 있을 것이라고 전했다. |
